Zugriffsregeln und Rollen

Booking Monitor Dokumentation » Benutzer im Booking Monitor

Einfach und grob ausgedrückt haben die Benutzerarten, die nicht Administratoren und nicht Mieter sind, den Zugang zu den Verwaltungsfunktionen, mit welchen sie Objekte, Angebote, Buchungen, Zahlungen, Rechnungen und ggf. Mieter administrieren können. Alle anderen Funktionen bleiben diesen Benutzerarten verborgen und gehören zu den Aufgaben eines Administrators.

Administratoren

Ein Administrator ist meistens eine Person, die das Buchungssystem installiert und verwaltet. Der Administrator kann weitere Administratoren hinzufügen, die dieselben Rechte im Buchungssystem erhalten, wie der erste Administrator.

Die Rolle des Administrators ist es, das Buchungssystem so einzustellen, dass die anderen Benutzerarten damit arbeiten können. Zu den Einstellungen des Administrators zählen Objekteigenschaften, E-Mail Texte, Ortsbestimmungen, Währungen, Rechnungseinstellungen, Belegungsstatus, Maßeinheiten, Zugriffsregeln usw.

Zu den Möglichkeiten des Administrators zählen außerdem die Sicherung der Datenbank, Freischaltung und Sperrung der Benutzer, Erstellung neuer Stile, Überwachung von Ereignissen und Sitzungen usw.

Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter darf neue Objekte erstellen, diesen Objekten Angebote hinzufügen, die Buchungen und Zahlungen sowie Rechnungen erstellen und an die Mieter versenden. Ein Mitarbeiter ist im Normallfall eine angestellte Person, die ein großes Vertrauen genießt und dementsprechend Zugriff auf viele Verwaltungsfunktionen hat.

Ein Mitarbeiter kann nur untergeordnete Elemente von Objekten bearbeiten, die er selbst erstellt hat oder die ihm zugewiesen wurden. Zu den untergeordneten Elementen zählen Angebote, Buchungen, Zahlungen und Rechnungen. Ein Mietobjekt kann mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden.

Zu den Aufgaben eines Mitarbeiters zählt zum Beispiel die Erstellung von Buchungen, wenn ein Mieter eine Buchung per Telefon tätigen will. In diesem Fall kann der Mitarbeiter die Mieterdaten direkt über Telefon aufnehmen und sie gleich in das Buchungsformular eingeben. Außerdem hat der Mitarbeiter die Möglichkeit die Verfügbarkeit des gewünschten Mietobjekts zu prüfen und gegebenenfalls dem Mieter andere Möglichkeiten der Buchung anzubieten oder die Preisinformationen zu geben.

Nachdem der Mitarbeiter eine Buchung getätigt hat, ist er in der Lage den Buchungsgesamtbetrag in Zahlungen aufzuteilen und daraus Rechnungen zu generieren. Anschließend kann der Mitarbeiter die Buchungsbestätigung und die Rechnungen per E-Mail an den Mieter versenden lassen.

Agenten

Agenten haben keinen Zugriff auf Erstellung oder Bearbeitung von Objekten. Diese Benutzerart ist dazu da, um neue Mieter zu finden und gegebenenfalls Buchungen zu tätigen. Agenten sehen nur Buchungen, die sie selbst gemacht haben oder Buchungen, die ihm zugeordnet wurden.

Nach der Erstellung einer Buchung ist der Agent, genau wie ein Mitarbeiter, in der Lage Zahlungen und Rechnungen daraus zu erstellen und per E-Mail an Mieter zu versenden. Der Agent sieht in den Übersichten nur Zahlungen und Rechnungen von Buchungen, die ihm zugeordnet sind.

Vermieter

Ein Vermieter sieht alle Buchungen von seinen eigenen Mietobjekten. Zu seinen Mietobjekten gehören diejenigen, die der Vermieter selbstständig hinzugefügt hat oder die ihm zugewiesen wurden.

Der Vermieter ist in der Lage Saisons hinzuzufügen, darf sie jedoch nicht löschen. Außerdem hat der Vermieter Zugriff auf alle unterordneten Daten seiner Mietobjekte. Dazu gehören Angebote, Buchungen, Zahlungen und Rechnungen.

Einem Vermieter ist standardmäßig erlaubt Buchungen, Zahlungen und Rechnungen zu erstellen und an die Mieter zu versenden.

Mieter

Der Mieter hat keinen Zugriff auf das Administrationsbereich und kann deshalb keine Mietobjekte, Rechnungen etc. verwalten. Dem Mieter steht lediglich zwei Suchformulare, ein Objektauswahlformular und ein Buchungsformular im SME Modul zur Verfügung. Die Mieter werden im Buchungssystem redundanzlos gespeichert und anhand der E-Mail Adresse eindeutig identifiziert.