Rechnungseinstellungen

Booking Monitor Dokumentation » Einstellungen

Der Booking Monitor ist in der Lage Rechnungen im PDF Format zu erstellen und diese als E-Mail Anhang an den Mieter zu versenden. Damit die Rechnungen korrekte Daten beinhalten, sollten diese zunächst korrekt eingestellt werden. Die Rechnungseinstellungen bearbeiten Sie unter dem Menüpunkt Rechnungen der Menügruppe Einstellungen.

In der Übersicht stehen Ihnen 3 verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die erste ist die Bearbeitung von der Rechnungsdatei und der Vorlagedaten. Dazu zählen die Bezeichnungen der Vorlage, Dateibezeichnung, Präfix der Rechnungsnummer, Länge der Rechnungsnummer und der Abstand zwischen den Zeilen in der Rechnung. Einige dieser Daten erfordern eine Erklärung.

• Bezeichnung der Vorlage - damit legen Sie fest, wie die Vorlage heißt und können so die Vorlage an anderen Stellen des Buchungssystems identifizieren. Die Bezeichnung wird gegebenenfalls in den Auswahlboxen oder anderen Listen mit Rechnungseinstellungen angezeigt.
• Dateibezeichnung - gibt vor, wie der Dateiname der Rechnung aussehen soll, dabei stehen Ihnen einige Platzhalter zur Verfügung, die bei der Rechnungserstellung vom Buchungssystem durch diverse Variablen ersetzt werden. Die Platzhalter sind mit Prozentzeichen umschlossen und sind selbsterklärend bezeichnet.
• Präfix der Rechnungsnummer - hier können Sie angeben, welches Präfix die Rechnungsnummer haben soll. Bei der Angabe von BM- wird aus der Rechnungsnummer 000001 eine BM-000001. Damit können Sie Rechnungen, die vom Booking Monitor erstellt wurden eindeutig identifizieren um zum Beispiel später Statistiken in einem Buchhaltungsprogramm zu generieren.
• Länge der Rechnungsnummer - bestimmt, wie lang die Rechnungsnummer sein soll. Die fehlenden Zeichen werden durch die vorangestellten Nullen gefüllt. Sollte hier zum Beispiel der Wert 7 stehen, so wird aus der Rechnungsnummer 345 eine 0000345. Dies schafft mehr Ordnung in den Dateibezeichnungen und Rechnungsnummerierung.
• Abstand zwischen den Zeilen (Pt) - damit können Sie den Abstand zwischen den Zeilen in der Rechnung festlegen. Der Wert wird in Pt (typographische Punktmaß) angegeben und soll von dem vorgegebenen Wert in den meisten Fällen nicht abweichen.

Daten bearbeiten

Unter Daten bearbeiten geben Sie diverse Daten des Absenders der Rechnungen an. Dazu gehört zum Beispiel Ihre Firmenbezeichnung, gegebenenfalls eine Kontaktperson, Kontonummer, Telefonnummer, Faxnummer, Adresse, Steuerinformationen etc.

Linien bearbeiten

Eine PDF Rechnung wird mit Koordinaten in zwei Achsen gemessen. Horizontal für X-Achse und Vertikal in Y-Achse. Die Messung erfolgt dabei in Pt (typographische Punktmaß). Die Rechnung im Booking Monitor beinhaltet mehrere Linien, die zur Abtrennung von Inhalten genutzt werden. Auf der Seite Linien bearbeiten können Sie die Anfangs- und Endkoordinaten, sowie die Stärke der Linien festlegen.