Schnellstart mit dem Booking Monitor

Einstieg in die Arbeit mit dem Booking Monitor

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Booking Monitor ist ein universelles Buchungssystem, das zur Verwaltung von Mietobjekten entwickelt wurde. Dieses Buchungssystem besteht aus einer Vielzahl von Funktionen, die in diesem Abschnitt kurz erklärt werden.

Booking Monitor besteht aus folgenden Modulen:

  • SME (Simple Module Export) auf Deutsch: Export von Modulen
  • ACP (Admin Control Panel) auf Deutsch: Administrationsbereich

Modul SME besteht aus Funktionen, die Sie in Ihre eigene Webseite einbinden können. Dazu gehören ein einfaches Suchformular, ein erweitertes Suchformular und ein Buchungsformular für die Besucher Ihrer Webseite. Damit die Formulare wie Eigeninhalte der Website aussehen, erfolgt die Einbindung der Formulare in Ihre Website durch AJAX. Die Stile für die Formulare befinden sich in einer Separaten CSS-Datei, die Sie jederzeit anpassen können.

Modul ACP dient der Administration des Buchungssystems und kann nur nach einer erfolgreichen Authentifizierung benutzt werden. Die Nutzung von dem ACP ist nur für Administratoren, Mitarbeiter, Vermieter und Agenten möglich.

Nach dem Einloggen in das ACP mit Ihrer E-Mail Adresse und dem Passwort stehen Ihnen zahlreiche Menüpunkte und Funktionen zur Verfügung. Auf der Startseite wird ein Suchformular angezeigt, mit dem Sie sofort die Mietobjekte finden können. Wenn Sie sich zum ersten Mal einloggen, gibt es noch keine Objekte im System und es kann demnach nichts finden.

Nach dem ersten Einloggen in ein neu installiertes System soll man die Arbeitsschritte in folgender Reihenfolge ausführen:

  1. Globale Einstellungen des Buchungssystems anpassen. Die Einstellungen befinden sich unter dem Menüpunkt Einstellungen der Menügruppe System in der linken Hauptnavigation.
  2. Eigenschaften der Mietobjekte definieren. Dies bedeutet das Einstellen von Eigenschaften Ihrer Mietobjekte. Dazu zählen zum Beispiel Fläche bei Immobilien, Leistung bei Elektrowaren, Entfernung zu dem Flughafen bei Ferienobjekten usw. Dies erledigt man in der Menügruppe Objekteigenschaften.
  3. Im nächsten Schritt sollte man die beteiligte mitarbeitende Personen eintragen, die die Objekte erstellen oder buchen dürfen bzw. weitere Funktionen nutzen dürfen. Zu den Personen zählen Vermieter, Agenten, Mitarbeiter und gegebenenfalls weitere Administratoren. Die Benutzer können natürlich auch später jederzeit hinzugefügt werden.
  4. Definieren Sie bei Bedarf die Saisonperioden, um die Objektverfügbarkeiten einzuschränken. Sie können in einer Saison mehrere zeitliche Perioden definieren. Zum Beispiel so, dass Objekte nur im Winter verfügbar sind mit Ausnahme von Weihnachten und Silvester.
  5. Ein oder mehrere Mietobjekte erstellen und beschreiben. Bei der Erstellung von Mietobjekten müssen diese nicht sofort frei gegeben werden. Sie können ein Objekt beliebig oft zwischenspeichern und am Ende einmal fertigstellen. Das Formular zur Objekterstellung ist relativ umfangreich und beinhaltet viele Eigenschaften und Einstellungsmöglichkeiten. Die meisten Eigenschaften werden bei der Suche berücksichtigt und angezeigt.
  6. Erstellte Objekte können noch nicht vermietet werden, da diese an sich über keine Preis- und Verfügbarkeitsinformationen verfügen. Um ein Objekt zu vermieten, muss ein oder mehrere Angebote erstellt werden. Sie können für ein und dasselbe Objekt mehrere Angebote in verschiedenen Saisonperioden und mit verschiedenen Preisen erstellen. Außerdem können Sie mit Angebot festlegen, wann ein Objekt bezogen werden darf und für wie lange. Bei der Erstellung von Angeboten geben Sie Preise für das Mietobjekt und für die Zusatzleistungen, die mit dem Objekt angeboten werden an.
  7. Der nächste Schritt erfordert einen oder mehrere Mieter, die Sie über den Administrationsbereich eintragen können. Die Mieter werden in einer Datenbanktabelle redundanzlos gespeichert. Somit haben Sie jederzeit Zugriff auf die Daten Ihrer Mieter. Mieter werden unter dem Menüpunkt Mieter der linken Hauptnavigation administriert.
  8. Sobald Objekte und Angebote erstellt und aktiviert sind, können diese gebucht werden. Eine Buchung ist dabei eine Reservierung oder eine Belegung eines Mietobjekts für einen begrenzten Zeitraum. Bei der Erstellung einer Buchung wählen Sie ein Mietobjekt, ein Angebot von dem Mietobjekt, einen Belegungsplan, Mietanfang und -ende, sowie Zusatzleistungen und sonstige Daten. Der Preis berechnet sich automatisch auf Knopfdruck.
  9. Nachdem Sie ein Objekt gebucht haben, können Sie eine Buchungsbestätigung an den Mieter senden. Die Buchungsübersicht, von wo die Bestätigung gesendet wird befindet sich unter dem Menüpunkt Buchungen. Informationen über die einzelnen Aktionen (darunter Bestätigungsversand) finden Sie unter der Buchungsliste in einer Legende.
  10. Nachdem die Buchung erstellt wurde, gibt es bereits einen offenen Geldbetrag im System, den der Mieter bezahlen soll. Hier müssen Sie sich entscheiden ob der Betrag als eine Zahlung erfolgt oder in mehreren Teilen beispielsweise als Anzahlung und Restzahlung. Zahlungen zu den Buchungen legen Sie unter dem Menüpunkt Zahlungen fest. Bei der Festlegung von Zahlungen können Sie entweder den Prozentsatz von dem Buchungspreis angeben oder den Preis manuell eintragen. Bei der Angabe von einem Prozentsatz wird der Preis automatisch errechnet.
  11. Zahlungen sind eine Verbindungsschicht zwischen den Buchungen und den Rechnungen. Zahlungen können nur für Buchungen erstellt werden, während eine Rechnung an eine beliebige Person erstellt werden kann, die eventuell mit dem Buchungssystem gar nichts zu tun hat. Dennoch können Sie aus der Zahlungsübersicht mit einem Mausklick zu der Rechnungserstellung gelangen. Dabei werden alle Buchungs- und Zahlungsdaten automatisch in die Rechnung übernommen.
  12. Nach der Erstellung einer Rechnung wird diese im PDF-Format an den Mieter per E-Mail versendet. Diese Aktion lässt sich aus der Rechnungsübersicht, Menüpunkt Rechnungen starten. Sogleich lässt sich der Status einer Rechnung im Falle eines Zahlungseingangs ändern.

Die aufgeführten Arbeitsschritte sind für den minimalen Betrieb des Buchungssystems ausreichend, wobei einige von den Schritten öfter durchgeführt werden wie zum Beispiel Erstellung von Mieter, Buchungen, Zahlungen und Rechnungen. Die Erstellung von Objekten und Verwaltung von Eigenschaften ist eher eine seltene bis einmalige Angelegenheit.

E-Mails, die Ihre Mieter von dem Buchungssystem erhalten, sollten an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So muss in die E-Mail auf jeden Fall Ihre Adresse angegeben werden, sowie die Kontaktdaten und ggf. Steuer- und Handelsregisterinformationen. Für die Bearbeitung der E-Mail Texte navigieren Sie zu dem Menüpunkt E-Mail Texte in der linken Hauptnavigation.

Damit es nicht zu einem Datenverlust kommt, sollen regelmäßige Datenbanksicherungen und gegebenenfalls auch Sicherungen der Mediadateien durchgeführt werden. Die Mediadateien befinden sich im Ordner data/media und dessen Unterordner. Die Datenbank Sicherungsdateien, die Sie mit der Sicherungsfunktion von Buchungssystem erstellen werden im Ordner data/backup gespeichert.