Buchungsvorgänge und -administration

Booking Monitor Dokumentation » Verwaltung von Mietobjekten

Eine Buchung im Booking Monitor ist eine Reservierung oder eine Belegung eines Mietobjekts für eine bestimmte Zeitperiode von einer bestimmten Anzahl von Personen oder Familien. Booking Monitor stellt 2 Buchungsformulare zur Verfügung. Das eine Formular befindet sich im Administrationsbereich, das andere im SME Modul, mit dem Ihre Mieter direkt buchen können.

Um ein Mietobjekt zu reservieren, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein.

• Das Objekt und das Angebot müssen ausgewählt sein. Sind die Daten noch nicht ausgewählt, so wird zunächst die Auswahl gefordert, da viele Folgedaten und Berechnungen von einem Objekt und Angebot abhängen.
• Ein Mietanfangs- und Mietenddatum müssen angeben werden. Die Angabe von Daten im ganzen Buchungssystem erfolgt in dem ISO-8601, ISO-8601:XXXX Format JJJJ-MM-TT.
• Die Anzahl der Mieter insgesamt muss angegeben werden. Anzahl der Kinder kann dabei optional angegeben werden. Für die Berücksichtigung des Kinderrabattes ist die Angabe der Kinderanzahl von Bedeutung.
• Das Objekt muss zu dem gewünschten Zeitraum sowohl saisonal als auch belegungsbedingt verfügbar sein. Mehrmalige Reservierung eines Mietobjekts zu einem gleichen Zeitpunkt (auch teilweise) oder außerhalb von vorgegebenen Saisonperioden ist nicht möglich. Die Prüfung der Verfügbarkeiten erfolgt automatisch, sowohl bei der Erstellung einer Buchung als auch bei der Preisberechnung.
• Das Mietanfangsdatum und die Mietdauer müssen mit den entsprechenden Angebotseinstellungen übereinstimmen.
• Falls der Preis des Objekts im gewählten Angebot pro Familie festgelegt wurde, dann muss die Anzahl der Familien angegeben werden. Dies ist für Preisberechnung relevant und kann nicht ausgelassen werden.
• Ein Mieter muss ausgewählt oder gegebenenfalls neu erstellt werden.
• Zusatzleistungen, die der Mieter beanspruchen will, müssen ausgewählt werden. Des Weiteren müssen die Anzahl der Leistungen oder Personen, sowie Anzahl oder die Dauer der Beanspruchungen angegeben werden.

Sobald die aufgelisteten Daten im Buchungsformular angegeben sind, kann man das Buchungssystem anweisen, den Preis der Buchung zu errechnen. Sollte eine der Bedingungen nicht erfüllt sein, wird eine Fehlermeldung mit der Problembeschreibung angezeigt.

Buchungsformular für Mieter

Hierbei handelt es sich um ein Formular, das sich im SME Modul befindet und dafür entwickelt worden ist, um in Ihre Webseite integriert zu werden. Hiermit haben Ihre Mieter die Möglichkeit direkt über Ihre Website zu buchen. Der Einbau des Formulars erfolgt relativ einfach und wird in einem separaten Abschnitt der Dokumentation beschrieben.

Das Formular für die Mieter unterscheidet sich in einigen Punkten von dem Formular im Administrationsbereich. Normalerweise gelangt der Mieter zu dem Buchungsformular über die Suchergebnisse, wobei das gesuchte Objekt gleich berücksichtigt wird. Sollte die Sitzung des Mieters auf dem Server ablaufen, wird er das Objekt und das Angebot erneut wählen müssen. Dafür wurde ein spezielles Formular entwickelt, das automatisch anstelle von dem Buchungsformular angezeigt wird, wenn das Objekt dem Buchungssystem nicht bekannt ist.

Der Mieter kann sich im Buchungsvorgang entweder neu anmelden oder einloggen. Beim Einloggen werden seine, bei der früheren Anmeldung angegebenen Daten genutzt. Das Anmeldeverfahren ermöglicht eine redundanzlose Speicherung der Mieterdaten. Sollte der Mieter seine Zugangsdaten vergessen haben, wird ihm ein neues Passwort auf Anforderung per E-Mail zugestellt.

Der Mieter ist in der Lage eine Nachricht bei der Buchung zu hinterlassen, die der Administrator oder eine andere berechtigte Person im Administrationsbereich lesen kann. Außerdem muss der Mieter Ihre Geschäftsbedingungen oder sonstige Bedingungen akzeptieren, damit die Reservierung des Objekts rechtskräftig zustande kommt.

Sobald der Mieter alle notwendigen und gewünschten Informationen zu der Buchung gegeben hat und auf den Absende-Button geklickt hat, wird ihm eine Bestätigungsseite angezeigt, wo er nochmals die angegebenen Daten prüfen kann, bevor er die Buchung endgültig absendet. Falls die Daten korrekt sind, muss der Mieter dies noch mal durch Buttonklick bestätigen. Danach ist die Buchung abgeschlossen.

Von dem Mieter abgesendete Buchung wird sofort in die Datenbank gespeichert und als ungeprüft vermerkt. Ungeprüfte Buchungen werden in der Buchungsübersicht so hervorgehoben, dass die leicht erkannt werden können. Der Administrator oder eine andere Person mit entsprechenden Rechten darf die Buchung überprüfen und den Vermerk ungeprüft entfernen.

Buchungsformular für administrierende Personen

Das Buchungsformular im Administrationsbereich lässt sich auf verschiedenen Wegen aufrufen. Zum einen kann man das Buchungsformular direkt über Buchungsübersicht und Buchung erstellen ohne Angaben aufrufen. In diesem Fall muss man zunächst das Mietobjekt und ein dazugehöriges Angebot, sowie den Belegungsplan wählen. Erst nach der Auswahl werden diverse Objekts- und Angebotsabhängige Formularfelder angezeigt.

Die zweite Möglichkeit den Buchungsformular aufrufen besteht darin, ein Icon in den Suchergebnissen anzuklicken. In diesem Fall werden das Mietobjekt und das Angebot automatisch ausgewählt und die notwendigen Daten geladen.

Nach dem die Daten geladen sind, müssen oben aufgeführte erforderliche Informationen angegeben und der Preis berechnet werden. Die Berechnung des Preises erfolgt, wie auch in dem Buchungsformular für Mieter, automatisch auf Knopfdruck. Wenn alle Informationen bereit sind, kann die Buchung gespeichert werden.

Im Gegensatz zu dem Buchungsformular für Mieter erstellt dieses Buchungsformular beim Speichern die Buchung sofort, ohne eine Bestätigungsseite anzuzeigen. Sollte das Objekt zu dem gewählten Zeitraum bereits reserviert sein, oder der Zeitraum mit Angebotseinstellungen nicht übereinstimmen, wird eine Fehlermeldung mit weiteren Informationen angezeigt.

Nach der Speicherung der Buchung wird diese sofort in der Buchungsübersicht angezeigt. Bei der Erstellung haben Sie die Wahl, ob Sie die Buchung als geprüft oder ungeprüft markieren wollen. Eine ungeprüfte Buchung ist identisch mit einer geprüften Buchung, mit der einzigen Ausnahme, dass sie nur in der Übersicht hervorgehoben wird.

Übersicht über die Buchungen

In der Buchungsübersicht stehen Ihnen zahlreiche Informationen und Aktionen zur Verfügung. Der Administrator kann mehr Aktionen ausführen als eine andere Benutzerart. Unter der Übersicht befindet sich eine Legende mit weiterführenden Informationen zu jeder Schaltfläche.

Sie können die Übersicht nach diversen Kriterien sortieren lassen und die Anzahl der Buchungen pro Seite ändern. Um zwischen den Seiten zu blättern, klicken Sie auf die entsprechenden Pfeile rechts in der Direktorleiste oder geben Sie direkt die Seitennummer ein.

Aus der Übersicht lassen sich Angebotsinformationen und der Belegungsplan zu dem entsprechenden Objekt mit einem Mausklick aufrufen. Die Informationen oder der Belegungsplan öffnen sich in einem modalen Dialogfenster. Des Weiteren können Sie aus der Übersicht heraus eine Buchungsbestätigung an den Mieter senden, die Buchung deaktivieren beziehungsweise aktivieren oder komplett löschen.