Mietobjekte administrieren

Booking Monitor Dokumentation » Verwaltung von Mietobjekten

Die Mietobjekte verwalten Sie unter dem Menüpunkt Objekte der Menügruppe Verwaltung. Bevor Sie mit der Erstellung von Mietobjekten beginnen, sollten die Objekteigenschaften und Maßeinheiten bereits für Ihre Bedürfnisse eingestellt sein. Sobald die Objekte erstellt sind, wird eine Änderung von einigen Eigenschaften der Objekteigenschaftendefinitionen mit eventuellen Risiken verbunden.

Ein Mietobjekt beinhaltet viele Eigenschaften, die Sie auf der Übersichtsseite sehen. Wie in jeder anderen Übersicht des Buchungssystems können Sie hier einzelne Datensätze bearbeiten, löschen, aktivieren, deaktivieren oder erstellen. Ein Objekt muss während der Erstellung nicht sofort freigegeben werden. Sie können ein unfertiges Objekt speichern und irgendwann später fertigstellen oder einen Mitarbeiter fertigstellen lassen.

Mietobjekt erstellen

Bei der Erstellung eines Mietobjekts werden diverse Daten eingegeben:

• Aktiviert oder deaktiviert - legt fest, ob das Objekt in diversen Stellen des Buchungssystems verfügbar sein soll. Dazu zählt zum Beispiel das Suchformular für die Suche nach Mietobjekten.
• Objektbezeichnung - wird verwendet, um das Objekt überall im System und bei der Suche wieder zu erkennen. Die Wahl der Objektbezeichnung ist frei und bleibt Ihnen überlassen.
• Identifikation - ist dazu da, um das Objekt in anderen externen Programmen zu erkennen. Wenn Sie zum Beispiel ein anderes Buchungsprogramm für Buchhaltung verwenden.
• Zusammenfassung - ist ein kurzer Text, der das Objekt beschreibt. Die Zusammenfassung wird in den Suchergebnissen angezeigt und kann von dem Mieter gelesen werden.
• Anzahl der Belegungspläne - mit dieser Einstellung können Sie auf einmal mehrere gleiche Objekte vermieten. Angenommen Sie besitzen 10 Rasenmäher, die absolut identisch sind. In diesem Fall können Sie ein Objekt mit 10 Belegungsplänen erstellen. Ein Belegungsplan ist jeweils für die Verfügbarkeit eines Mietobjekts verantwortlich.
• Objektart - damit legen Sie fest, um was für Objekt es sich handelt. Die Objektarten können Sie unter der Menügruppe Objekteigenschaften verwalten. Objektarten werden im Suchformular als Kriterium zur Verfügung gestellt.
• Objektgruppen - Sie können ein Objekt einer oder mehreren Objektgruppen zuordnen, um diese später einfacher zu finden. Gruppen können sich verschachteln.
• Mitarbeiter - hier können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter wählen, die das Objekt und dazugehörige untergeordnete Angebote, Buchungen, Zahlungen und Rechnungen verwalten dürfen. Die Mitarbeiter dürfen bei der Standardeinstellung die Objekte und Angebote nicht löschen, sondern nur deaktivieren. Die Löschmöglichkeit für den Mitarbeiter können Sie unter Zugriffsregeln aktivieren.
• Vermieter - damit können Sie das Objekt mit einem Vermieter in Verbindung bringen. Der gewählte Vermieter wird demnach als Objektinhaber gestuft und darf das Objekt, dazugehörige Angebote, Buchungen, Zahlungen und Rechnungen verwalten. Dabei darf der Vermieter standardmäßig die Objekte und Angebote nicht löschen, sondern lediglich deaktivieren. Die Löschung muss entweder unter Zugriffsregeln vom Administrator freigegeben oder von dem Administrator selbst erledigt werden.
• Ortsbestimmung - dieses Feld ist dazu da, um das Objekt einem Ort zuzuweisen, dabei wird ein Ort hierarchisch ausgewählt, beginnend mit dem Land und endend mit einer Stadt. Die Benutzer können im Suchformular die Ortschaften als Suchkriterium benutzen und so Mietobjekte aus einem Land, Bundesland, Kreis oder Stadt finden. Außer dem Ort können Sie noch die Adresse des Mietobjekts angeben.
• Mieteranzahl - hier können Sie angeben, wie viele Mieter das Objekt zur gleichen Zeit nutzen können, dabei wird die minimale und maximale Anzahl der Mieter gespeichert. Die Anzahl der Mieter kann im Suchformular verwendet werden.
• Objekteigenschaften - dies sind Eigenschaften, die unter der Menügruppe Objekteigenschaften definiert wurden. Hier können Sie zu jeder Eigenschaft einen Wert, gegebenenfalls Maßeinheit und Bemerkung angeben. Jede Eigenschaft, die für Suchformular freigegeben ist, kann im Suchformular als Suchkriterium optional genutzt werden. Die Eigenschaften sind außerdem in Suchergebnissen sichtbar.
• Mediadateien - erlauben das Hinzufügen von Bildern zu einem Mietobjekt. Sie können gleichzeitig mehrere Bilder beim Hochladen auswählen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten. Bilder werden dem Mieter in Suchergebnissen angezeigt.

Mietobjekte Übersicht

In der Übersicht stehen Ihnen mehrere Informationen über die Mietobjekte und einige Aktionen zur Verfügung. Im Normalfall wird eine Tabelle mit Objekten angezeigt. Wenn Sie jedoch nicht fertiggestellte Objekte im Buchungssystem haben, dann werden zwei Tabellen auf der Seite angezeigt. Die obere Tabelle beinhaltet dabei Mietobjekte, die noch nicht fertiggestellt sind. Diese Tabelle ist, wie auch die andere Mietarbeiter- und Vermieterabhängig. Das heißt, dass Vermieter und Mitarbeiter nur die Objekte sehen, die ihnen zugewiesen wurden.

Da ein Objekt an mehrere Mitarbeiter zugewiesen werden kann, gibt es in der Übersicht eine zusätzliche Option, die es erlaubt die Mitarbeiterspalte anzuzeigen und die Objekte nach Mitarbeiternachname zu sortieren. Diese Option steht nur dem Administrator zur Verfügung.

Mit der Deaktivierung eines Mietobjekts wird das Objekt in sämtlichen Listen und Auswahlfeldern im Buchungssystem nicht mehr angezeigt. Ein deaktiviertes Objekt wird ebenfalls nicht mehr in den Suchergebnissen angezeigt. Die Deaktivierung eines Objekts löscht jedoch weder die Daten des Objekts, noch Daten von untergeordneten Elementen beispielsweise Angeboten, Zahlungen, Rechnungen. Ein deaktiviertes Objekt kann jederzeit wieder aktiviert werden.