Zahlungen und Rechnungen

Booking Monitor Dokumentation » Verwaltung von Mietobjekten

Zahlungsvorgänge und Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil des alltäglichen Geschäfts. Es ist wichtig, die Zahlungsvorgänge stets im Überblick zu behalten. Da der Booking Monitor normalerweise auf einem Webserver installiert wird, können Sie auf Ihre Daten von jedem Rechner zugreifen, der an das Internet angeschlossen ist. So lassen sich die Buchungen auch dann verwalten, wenn Sie gerade Urlaub in Ägypten oder in den Alpen machen.

Zahlungen

Damit die Rechnungsverwaltung flexibel und unabhängig von dem restlichen System bleibt, wurde im Booking Monitor die Zahlungsverwaltung eingeführt. Zahlungen im Booking Monitor sind eine Verbindungsschnittstelle zwischen den Buchungen und den Rechnungen. Im Gegensatz zu den Rechnungen lassen sich Zahlungen nur für Buchungen erstellen. Eine Rechnung kann an jede beliebige Person erstellt und per E-Mail versendet werden.

Zahlungen geben an, wie eine Buchung zu zahlen ist. Es ist möglich die Buchung in einem Zahlungsvorgang zu bezahlen oder die Kosten der Buchung auf mehrere Zahlungen aufzuteilen. Sie können z.B. aus einer Buchung zwei oder mehr Zahlungen generieren um dem Mieter die Möglichkeit zu geben zunächst eine Anzahlung zu leisten und später Restzahlung(en) zu bezahlen.

Zahlungen verwalten Sie unter dem Menüpunkt Zahlungen der Menügruppe Verwaltung. Bei der Erstellung einer Zahlung muss zunächst eine Buchung ausgewählt werden, für welche die Zahlung erstellt werden soll. Nach der Auswahl der Buchung werden die Buchungsdaten geladen und rechts in einem Infofenster angezeigt. Dort finden Sie auch den Buchungsgesamtpreis.

Im weiteren Erstellungsprozess können Sie entweder einen Prozentsatz von dem Gesamtpreis angeben und den Betrag vom Buchungssystem errechnen lassen oder den Betrag manuell angeben. Nach der Eingabe des Betrages kann die Zahlung gespeichert werden. Beachten Sie bitte, dass das System zwar berechnet, jedoch nicht prüft ob die Summe der Zahlungen den Gesamtbetrag der Buchung übersteigt.

Sobald die Zahlung erfolgreich gespeichert wurde, ist diese in der Zahlungsübersicht zu sehen. Von dort aus können Sie mit einem Mausklick auf das entsprechende Icon (siehe Legende unterhalb) direkt zu der Rechnungserstellung der gewählten Buchung gelangen.

Rechnungen

Rechnungen werden im Booking Monitor im PDF Format erstellt. Sie können die Rechnungen nach der Erstellung beliebig oft per E-Mail an den Mieter versenden. Optional kann eine Person alle versandten Rechnungen als Kopie (BCC-Empfänger) erhalten, um diese zu archivieren oder an den Steuerberater weiter zu leiten.

Im Formular für die Rechnungserstellung stehen die Angebots-, Buchungs-, und Zahlungsinformationen rechts im Infobereich zur Verfügung. Dies soll die Erstellung der Rechnungen erleichtern.

Bei der Erstellung einer Rechnung für eine Buchung muss die Buchung und eine dazugehörige Zahlung ausgewählt werden. Falls Sie zu der Rechnungserstellung über Zahlungsübersicht gelangen, dann wählt das System die genannten Daten automatisch. Die Auswahl der Buchung ist optional. Wenn Sie keine Buchung auswählen, dann können Sie eine freie Rechnung an eine beliebige Person erstellen und ebenfalls per E-Mail versenden.

Bei der Rechnungsstellung stehen Ihnen einige Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, darunter Zahlungsstatus der Rechnung und die Währung. Mit dem Zahlungsstatus können Sie angeben ob die Rechnung noch offen oder bereits bezahlt ist. Die ausgewählte Währung wird in der Rechnung angegeben. Bei der Erstellung einer Rechnung für eine Buchung soll die Währung des Angebots verwendet werden. Die Auswahl erfolgt in diesem Fall automatisch.

Eine Rechnung kann aus mehreren Rechnungsposten bestehen, die Sie einzeln aufführen können. Mehrere Rechnungsposten können Sie durch das Anklicken von Weitere Rechnungsposten hinzufügen angeben. Die Rechnungsposten werden in der Rechnung separat aufgeführt.

Sie können Freitext-Informationen angeben, die in die Rechnung eingefügt werden. Im Freitext sollte zum Beispiel angegeben werden, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll oder die Adresse des Mietobjekts.

Sobald alle Rechnungsposten angegeben sind, können Sie das Buchungssystem anweisen eine Vorschau der Rechnung anzuzeigen oder die Rechnung sofort zu speichern. Bei der Vorschau wird die Rechnungsnummer noch als eine Reihenfolge von Nullen angezeigt, da diese erst zu dem Zeitpunkt der Speicherung bekannt wird.